KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PROSES KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut :

• 
  
  Pengirim pesan
• 
  
  Penerima pesan
• 
  
  Pesan

Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :

1. 
   
   Informasi
2. 
   
   Ajakan
3. 
   
   Rencana kerja
4. 
   
   Pertanyaan dan sebagainya

Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

Mengartikan kode/isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak

Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi mempunyai dasar sebagai berikut: Niat, Minat, Pandangan, Lekat, Libat.

Niat menyangkut :

• 
  
  
  Apa yang akan disampaikan
• 
  
  
  Siapa sasarannya
• 
  
  
  Apa yang akan dicapai
• 
  
  
  Kapan akan disampaikan

Minat, ada dua factor yang mempengaruhi yaitu:

• 
  
  
  Faktor obyektif : merupakan rangsang yang kita terima
• 
  
  
  Faktor subyektif : merupakan faktor yang menyangkut diri si penerima stimulus

Pandangan, merupakan makna dari informasi yang disampaikan pada sasaran, menafsirkan informasi yang diterima tergantung pada pendidikan, pekerjaan, pengalaman dan kerangka pikir seseorang.

Lekat, merupakan informasi yang disimpan oleh si penerima.

Libat, merupakan keterlibatan panca indera sebanyak-banyaknya.

JENIS KOMUNIKASI

Pada dasarnya komunikasi digunakan untuk menciptakan atau meningkatkan aktifitas hubungan antara manusia atau kelompok

Jenis komunikasi terdiri dari:

1. 
   
   
   Komunikasi verbal dengan kata-kata
2. 
   
   
   Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh

BENTUK KOMUNIKASI

Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1. 
   
   
   Bentuk Komunikasi berdasarkan

1. 
   
   
   Komunikasi langsung

Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

2. 
   
   
   Komunikasi tidak langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2. 
   
   
   Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :

1. 
   
   
   Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.

Komunikasi masa yang baik harus :

• 
  
  
  Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
• 
  
  
  Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
• 
  
  
  Bentuk gambar yang baik
• 
  
  
  Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)

1. 
   
   
   Komunikasi kelompok

Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.

2. 
   
   
   Komunikasi perorangan.

Adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.

3. 
   
   
   Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :

1. 
   
   
   Komunikasi satu arah

Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.

2. 
   
   
   Komunikasi timbal balik.

Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik

Setelah mengerti arti dan bentuk komunikasi, kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari sender / komunikator ke receiver / komunikan agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya baik komunikasi secara lisan / verbal atau komunikasi non verbal. Dalam suatu komunikasi agar tercipta komunikasi yang efektif, pengirim pesan (sender) harus mengirim pesan / informasi kepada komunikan (receiver) dengan menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh penerima pesan tersebut. Missal : seorang manajer mengirim pesan atau informasi kepada sekertaris nya dengan tulisan atau bahkan dengan menggunakan bahasa tubuh yang telah dimengerti oleh sekertaris nya tersebut. Jika manajer tersebut mengirim informasi / pesan kepada bawahan lainya dengan menggunakan bahasa tubuh yang belum tentu bawahanya tersebut dapat mengerti isi pesan yang dikirim oleh manajer tersebut, maka komunikasi tidak dapat dikatakan komunikasi yang efektif, karena komunikan tidak dapat mengerti pesan yang dikirim oleh sender. Selain itu agar terbentuk nya komunikasi yang efektif, feedback (respon balikan) dari receiver / penerima pesan juga dapat mempengaruhi komunikasi yang berlangsung. Dengan adanya feedback dari penerima pesan, menjadi salah satu tanda berjalan nya suatu komunikasi yang efektif karena si penerima pesan langsung merespon balik atas pesan / informasi yang diterima nya dari si pengirim pesan sehingga dapat terjadinya Tanya jawab antar pengirim pesan dan penerima pesan.

Kesimpulanya

Agar terbentuknya komunikasi yang efektif, unsur – unsur pengirim pesan, pesan yang dikirim dan tujuan pesan harus diperhatikan serta alat bantu komunikasi pun harus sesuai dengan pesan / informasi yang akan dikirim. Dengan terjadinya komunikasi yang efektif, informasi / pesan yang dikirim pun tidak sia – sia karena bisa jadi dapat sangat berguna bagi si penerima pesan.